JAMESPOT, la plateforme collaborative de l'Adapei 77

Adapei 77 livre son retour d’expérience sur la mise en place d’une plateforme collaborative, au sein de son association.

 

Comment est venu le choix d’une plateforme collaborative au sein de l’Adapei77 ? Qui a impulsé le projet ?
Laurent Perrisseau, le Directeur général de l’Adapei 77, connaissait déjà l’outil. Membre du groupe « Directeurs » de la plateforme Unapei, il a pu expérimenter différentes fonctionnalités dans ses échanges avec ses homologues : questions-réponses, base documentaire commune et partage de bonnes pratiques notamment. Il avait pour ambition un vrai virage numérique dans les usages et méthodes de travail au sein de l’association. De plus en plus de logiciels métiers sont mis en place (Ageval, Octime…) au sein de l’association. Le secteur médico-social fait sa mue numérique, il semblait pertinent de s’y atteler également en interne, sur le terrain et en transverse.

Pourquoi avez-vous choisi Jamespot ?
La solution nous est apparue adaptée à nos besoins, assez simple, avec une interface intuitive, rapide à déployer et, au besoin, évolutive. Le timing correspondait à la réflexion et la rédaction des projets d’établissements. C’était l’opportunité de proposer aux équipes un outil de co-construction, où chaque salarié-e pouvait prendre la main sur un document, constituer une banque documentaire, interpeller des collègues et surtout laisser une « trace » dans les différents groupes auxquels il-elle appartient. L’idéal serait également de réduire le recours systématique aux emails et aux trop nombreux répertoires sur nos serveurs, mais nous n’en sommes pas là…

Comment avez-vous déployé la plateforme ?
Nous avons créé un premier groupe de travail avec différents profils (DRH, RSI, directeur de territoire, directrice adjointe, secrétaires, éducateurs et bien sûr la communication) afin qu’un panel d’usages professionnels soit analysé. Une fois les grandes lignes du projet et les besoins métiers identifiés l’interface a été mise en place. L’équipe projet a commencé à prendre l’outil en main puis nous avons désigné un établissement pilote. Le déploiement s’est fait en cascade, avec la participation d’ambassadeurs sur nos différents territoires, à l’aise avec la technologie et motivés par la démarche. Nous avons sauté le pas assez rapidement. En tant qu’administrateurs, les services Informatique et Communication ont été sollicités alors même que nous n’avions pas une maîtrise complète de Jamespot. Nous étions, à notre échelle, dans du « test & learn ». En termes de communication, nous avons créé des tutoriels vidéo, des pas à pas illustrés pour les outils les plus courants. Nous restons disponibles pour répondre aux questions et si nous nous heurtons nous-mêmes à une difficulté, les équipes Support de Jamespot sont très réactives.
Il est important d’accompagner les équipes dans la prise en main et l’appropriation, d’autant qu’il n’y a pas véritablement de culture informatique et numérique en dehors des usages privés, et parfois même une vraie fracture.

Que vous apporte la plateforme ? Quels sont les usages phares de la solution ? Quelle est la valeur ajoutée dans le quotidien des utilisateurs ?
C’est un très bon outil de communication interne et RH, qui, couplé au volet intranet, permet à l’ensemble des salarié-e-s, CDI comme CDD, l’accès à l’actualité des différents établissements ou aux documents et procédures « officiels ». Les professionnel-les peuvent échanger des idées de sorties ou d’activités pédagogiques, faire les transmissions inter-établissements… Les documents RH comme le livret d’accueil des nouveaux arrivants, les garanties mutuelle, l’accès aux bulletins de salaire dématérialisés ou les postes vacants en mobilité interne, sont accessibles via un seul et unique canal. L’outil « calendrier » permet d’informer des échéances RH, des temps forts (élections des CVS ou professionnelles, AG, rendez-vous festifs, portes ouvertes, etc.). Mais ce sont majoritairement les actualités et la base documentaire qui sont utilisées. Nous avons une trentaine d’établissements et services, sur 5 territoires, et comme dans toutes les organisations multi-sites, les équipes n’ont pas nécessairement connaissance de ce que font leurs collègues. C’est important de créer et de diffuser cela, d’animer et de faciliter les échanges, pour susciter un sentiment d’appartenance. L’objectif est ainsi de porter à la connaissance de tous-tes tout ce dont il-elle a besoin pour s’informer, travailler, s’intégrer.

Quelles suites pensez-vous donner à la Plateforme de l’Adapei 77 ? Que
reste-t-il à déployer/réaliser ?
Nous nous sommes en premier lieu focalisés sur le volet « plateforme collaborative  » où les groupes de travail se mettent peu à peu en place. Nous devrions prochainement activer notre nouvel intranet, intégré à l’écosystème Jamespot. Nous continuons l’acculturation, nous sommes toujours sollicités pour accompagner les salarié-e-s et il faudrait pouvoir former les gens en petits groupes, voire  individuellement pour les managers. Il faut continuer d’embarquer les salarié-e-s, lever les freins, faire de la pédagogie. D’autant que sur le terrain, les équipes n’ont pas forcément cette culture et cette facilité avec l’outil informatique. Nous avons des degrés d’appétence et de maîtrise très
disparates, qu’il faut accompagner. Nous nous efforçons de convaincre les équipes de la pertinence de l’outil et du plus apporté dans leurs pratiques.